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商务英语邮件的15个细节 [复制链接]

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发表于 2018-6-28 10:29:44 |显示全部楼层

来和大家捋一捋写邮件的时候,关于格式上15点要注意的细节:

; W$ J- \6 t2 a) s) J  o

1、密送/群fa独显的功能请熟练操作


- {! b9 r4 g$ z( s0 Q  i

尤其是群fa独显,前阵子收到一个供应商的新产品推广邮件。因为她的邮件,我收获了4800个潜在客户邮箱。

6 a' E% p1 `7 i! A8 Y1 U

因为她忘记设置群fa独显了,导致到大批量的客户信息曝光。原先我以为她是使用EDM系统群fa邮件,软件出了纰漏。后来得知是她自己疏忽,忘记设置群fa独显。

$ M+ _  U4 [: g1 Q7 Z4 s

4 _( a1 W' Y- w% W. v0 \

这是很严重的低级错误,真的只能自求多福了。

2、空格和标点符号要规范

) y4 D! e) f1 K2 q

首字母大写,英文要用半角。这个很基础的知识点,并不是每个人都能达标。半角,即把切换到英文输入法时敲出的标点),而不是用中文输入法时输入的全角标点符号。

所以会看到很多邮件还是会出现中文的标点符号和不该存在的空格,比如:

4 l, |, b! X7 }- m4 j6 x( ]4 [. q

可能你会不以为然,这些不碍事。作为多年熟练英文写作的我来说,看到这些是相当碍眼的,那何况是地地道道说外语的老外呢? 所以这样的毛病一定要改。

打英文标点符号的时候一定要记得切换半角。示意图如下:

8 ?" I" u5 g/ ~; M

3、慎用全部大写

  c( f: p* B: z8 H" c8 q

欧美文化里,大写意指大喊,在投诉邮件里常见。无端端使用过大写,是对对方很不尊重,很不礼貌的行为。

但是在以下两种情况可以考虑部分单词大写:

a)    起强调作用,比如Please treat it as URGENT. 强调事件紧急。

b)    醒目,让客户注意得到,比如This model is with ONE YEAR'S WARRANTY. 这个型号1年保质期,突出保质期为1年。
  o+ j. u+ e3 H0 s6 I8 w6 P  ' H3 O: x* M5 t: w

4、字体及字体大小

+ s6 }# b5 F+ C

常见的商务邮件字体包括Georgia, Calibri, Arial 还有Corbel. 字号10-12为佳。

当注意到客户习惯性用与你不一致的字体,可以在你复邮的时候,跟循他/她的字体,照顾对方的习惯,也不失为一种细心和体贴。

5、字体加粗的用法

, {- ~0 u+ z, p# S5 F( O; g' c2 w

先从以下2个句子来解析:

' {: ^; h! M+ ~, s3 P/ U


* u8 x' `: l) Z) e) T+ ~" U

× To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible.

√ To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible.


3 \/ W: h" ^! A; p' q- d

为了确保货物能在你要求的日期内送达,请尽快安排款项。

加粗,既能突出重点,又能让客户一眼瞧到。那怎样才是加粗的正确姿势呢?

当利于客户的方面,再考虑加粗。前半句,为了让客户能在他限定的日期内收到货物,这是利于客户的;后半句,让客户尽快付款,是利于供方的。

) @: i1 ~, Y; L

6、邮件主题要随着内容更换

$ y: H7 |  q& g/ h4 f) w

比方话题Inquiry for School Bag 是客人发给你的,那么你回邮件 Re:

(是回复邮件自动生成的格式)后面可以加Re: School Bag Offer-20170314 书包报价,这样就有一个互动形式了,客人询价,你回复报价。

紧接着:客人回复:Re: Re: (第二遍回复了,故两个Re School Bag Offer-20170314,他要确认订单了,让你开合同。

1 A# I1 U9 T/ f/ @8 I, e1 Q

那么你可以回复,去掉一个Re. 省得邮件主题等会Reeeee个不停,Re: Sale Note for School Bag +合同号,以此类推,等到比如货做好了,那么改为Re: Goods are ready for shipment.

这样当客人看到主题,都可以捕捉到邮件的梗概,有些大忙人客户时间很有限,忙的和陀螺一样,这样是在帮他们提高工作效率。他也会觉得你很用心,一直在更新进展。

7、邮件的内容应有适当的提醒,让客户晓得你在等他回邮


) e# _" o) |2 ]2 ^" Y/ a1 V( S, ^

举个例子,可以以这样的内容表达:

本部分设定了隐藏,您已回复过了,以下是隐藏的内容As soon as I receive your confirmation on the 3 H0 q* S" l+ Q
samples, I'll proceed with the mass production immediately.
3 U0 E  O4 S& L- S" O; r- _* r

! Y- I1 @& |0 D* t8 U, \5 n' b一收到你对样板的确认,我会马上安排大货。意在:你不确认,我就没能进展大货生产。
# V: t+ M4 f& r7 B6 k) i2 D" o( d' h% e' }: i* s7 x

Please let me know about your thoughts. I'll follow up as you suggest. 而这句则意在:以你的意见为准。

$ I) |3 r" d# q0 C

8、应提醒对方邮件里含有附件,且附件的文件名字,请一定要另命名

! W+ y* k1 \4 Q9 E9 W1 x2 @

切换不要出现qq截图48585fgr2frg, 或者jpg.008之类的图片名。


% L7 H% a7 U  f2 K. d: F

同时,多附件的时候,请在邮件里跟客户沟通清楚,比如你的附件为装箱单,**被禁词**,产地证明,邮件应为:

I am attaching herewith the following documents for your confirmation:

1) Packing list

2) Commercial Invoice

3) Certificate of Origin

图片命名:

1) Packing list

2) Commercial Invoice

3) Certificate of Origin

收件者才能省心,清心。

9、内容传递负面消息的时候,尽量使用长句

4 V6 k4 V4 O4 ^, ~. m" K2 v* {( J

调查数据表明,稍微长的句子,可以缓解坏消息对人情绪方面的影响。

举个例子:

1)The shipment will be delayed for a week. * g! c! i1 _8 e* W
2) Sorry to inform you that the shipment has to be delayed for a week. I will keep you updated about the status.
7 y& k( j& o6 S

( ]0 y8 c' e$ ^1 N2 d

长句可适用于货期延误,涨价中。

10、长邮件应该控制好段落


1 ?# K+ t$ ]& z4 Y% [# y3 F% k

千万不要密密麻麻凑一堆。

今时今日,大家已经没有太大的耐心花在阅读长篇大论的文章里,更要把握好读者体验。

以项目符号分点,或将段落长度控制在5-6行左右,会更让人有阅读欲望。

11、及时回复,无论你不能此刻详细回应

7 T2 B% L9 L! R- S( k* P5 s

I will revert as soon as I reach my office.

一到公司,会马上回复。


% q5 ]" D# `, s2 ?8 I) b

Currently I'm at the fair. Will get back to you by tomorrow.

现在我在展会上,明天之前回复到你。

总而言之,漠视对方的邮件是不明智的。如果客户在邮件里有具体明确的要求,即便无法当即完成,也应该大致告知可以完成/提供的时间,或者你们当前需要做的努力。

12、不要花样秀语法


/ j' w' m5 N3 I+ T6 E- u8 W( ]& n

要记得打动的是真诚/易懂的内容,而非太花俏的语法。不同国家的客户,回邮风格要随之更换。

千万别对着母语非英语的客户,尤其中东/南美客户,说复杂的长句。能一句话说明的,别绕来绕去,用高级句型。

适当的时候,可以切换成他们的语言来沟通,你会发现,原本以为很沉默寡言被动的客户,看到自己的语言,变得积极主动起来。

13、邮件长短,适客户风格而定

6 x! C! j7 H8 E  {

很多人还在纠结到底是要用dear还是Hi, 邮件到底是长而详尽,还是精短扼要。

其实正常情况下,配合客户的邮件风格是最好的。倘若客户很热情,喜欢和你在邮件开头寒暄打招呼,邮件内容也会很细致答复你,那你的邮件风格可以与他一致,让他觉得你也很热情。而非,对方花了很多时间写邮件给你,你回复ok, will do. 这多败兴。

但是当客户是惜字如金,且直奔主题,那么你也收起那些你今天过得好吗?你最近过得怎么样的客套话,直截简明去回复他要的内容。

14、重要邮件,考虑对方时差


6 e2 s& ^: p+ {# p1 O

比如大项目的方案,报价或者合同之类的邮件,应该考虑对方时差,在对方上班时间发送出去,这样一来确保在正确的时间能够让他及时看到邮件,也能让对方及早回应你。

15、针对邮件场景,附上相应的结束语

期待对方回邮:(如下表达供你参考)

本部分设定了隐藏,您已回复过了,以下是隐藏的内容

a)    Look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.

b)    I'm looking forward to your reply.

c)    We look forward to a successful working relationship in the future.

d)    Please advise as necessary.

e)    I would appreciate your immediate attention to this matter.


, q! j. [8 h% v+ ^5 ]' _
$ X; D3 Y' D3 |) B! d

提醒对方如需帮助,请告知:(如下表达供你参考)

本部分设定了隐藏,您已回复过了,以下是隐藏的内容

a)    If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.

b)    If you require any further information, feel free to contact me.

c)    If you require any further information, let me know.

d)    Please feel free to contact me if you need any further information.

e)    Please let me know if you have any questions.

f)      I hope the above is useful to you.

g)    Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

h)    Please contact me if there are any problems.

i)      Let me know if you need anything else

j)      Drop me a line if I can do anything else for you.

+ l" ]% L" J' I. M' k& Q( X* x! @; r& W
/ }; k( `' ^2 g, f: {

' \# G3 e7 _0 r6 d  G; v2 y4 B, x' e
下一篇商务英语邮件写作技巧,请查看索菲原创:你还在做无效跟进吗?(附案例分析) / q# U0 }& x& x) D" a; d

4 {: _2 F5 R% o4 F# E" E% ~3 Q$ {$ N公众号:索菲外贸笔记。© 本文版权归索菲所有,一切形式转载请联系索菲授权。
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发表于 2018-6-28 10:44:59 |显示全部楼层
1)实例解析跟进邮件中的误区
5 E3 x! ^: F, a9 [* }2)如何用图表简单概况长内容
$ B+ @' z/ j- U; f0 T3)跟进客户里的call to action方式详解
) n' R6 j0 ^  Z9 Q5 F( [! a4)怎样才算是有效跟进?(附跟进思路和参考表达)
" @0 V6 J$ N% K) h  
$ G: W8 E* q* R; ~: H8 y+ `8 Z接上一篇商务英语邮件的15个细节(附实例),这一篇进一步讲解下邮件正文内容表述技巧。
2 H  Q5 c6 q/ f% J. f, q  ; F. m5 X* k* U7 l0 F
收到一个叫秋子的女生的付费咨询: / D4 E- N1 f( t# R  ^
  . [3 s& S+ K# d6 z9 N
看过那么多公众号写邮件,最喜欢你的简短、有力、商务。我写邮件很长,表达意思又不清楚,我想找个老外在我发给客户之前帮我更改邮件,除了告诉他make it short and commercial. 还应该提什么要求呢?0 g9 R# C1 o- o2 H3 C' v
, Y" O. U8 A% S$ r9 b; J6 T
因为当时我很忙,没有回复。而后她发来两个邮件,①是她自己写给她客户的,②是老外帮她改的。 & B* I' J( A+ R( {* @
  
) [" b. o: |3 }她让我帮看他的修改邮件,问我值不值得她付费请老外更改邮件。
6 t3 w( _% B; h$ q    h, E' a% w9 j! H0 }$ f
背景简介: ( R& Z# I( @/ D& i: w
  
) `+ n# Y! N* ~' o3 V" }秋子的客户听闻钢材价格下跌,和她打探下中国的行情。想了解下市场价格的波动,进一步考虑采购时机。
1 z0 n4 ?# S5 ]3 Z. [9 M' v - y: V! v& J" y  v1 O/ f
以下是她的回复:! W, {, G5 s" Y9 {$ L" K  T
  c( X% p2 `& n, b
点击查看原图
& s! j, V* C( Y6 o% C7 a2 t  
3 }+ d5 g1 M. L# e9 y
6 [8 l5 S. a0 E, m3 w" A以下是老外修改的回复:
' [) j4 q  r  p3 ?: B! o2 i
" g: {5 \7 O- Z! e点击查看原图
3 T9 k5 l! h5 Y0 H& s. C7 i  
3 _, {3 M3 K1 B& t  
. i6 K$ n6 P8 J5 W我看后,回复:不值得,前后无差。 * R, o( C: P8 Y% V9 |$ I
  
/ e$ c* |: c: E' \) ^秋子的英语表达是很中国式英语,但老外的更改也只是纠正了一些基础的语法错误。
) h6 q) H; I$ ^. v3 O+ G' y6 S- a  
. j& B$ {6 o7 ]$ j6 M% j1 r然而,商务英语除了简洁专业,更重要的是意思明确,目的清楚。而在她和老外的邮件里我是看不到这样的意图的。
/ k7 D4 A% k, Q8 L  8 O4 W& A" B3 t6 x; m
我先从秋子的邮件开始,一段一段修改,边改边讲讲当中的误区: 5 B& D% _- Y3 v

( b8 G  k6 `6 C% ~  ]1 C段落1% j2 Z2 T/ c5 z) [( f5 i  d+ P3 x
Hi Jackson,
6 h/ |+ Z( H* w: K: X, r( |  7 R/ c' f4 I! m
I've told them deliver at your warehouse opening time I hope they will do that. It would be / E$ O6 S  {4 S$ T' b# {
great if you could tell me after received the cargos :-) 6 c! Z" c/ Z5 k# Y" h1 @
  
0 |; P% s- K& ]7 m1 ]/ J  b0 O索菲点评: ) h# |( a* |9 ?
  
3 A7 o% ^8 g5 ?4 [  @% a7 Y这一段秋子想表达的是,货物到客户仓库,希望客户确认给她,是否收到货了。 ( q4 Z, G& z8 G! f
  0 w5 D7 L' N' x7 v
那么进一步的意图呢?不可能闲来没事,写个邮件和客户拉家常吧。在这里开启话题,主要看看客户收到货物的反馈,以及客户是否有进一步的需求。
8 K. i" C5 u0 Q" w8 P8 Q  1 P, u8 T; L' F* \/ b6 ~7 z) K  W) V
但是这一段的表述,除了累赘之外,也难以体现原有的意图。 3 B# W5 x; P. |5 `9 |
  4 \. O5 E& }8 O% |
索菲修改:
: j* t5 s1 l9 W; I' ?% w9 V  
3 B! G5 O9 J) f6 f8 \Hi Jackson, 2 ^# `9 t/ t. X: _0 G9 i3 C8 T! D1 L) v
  - R5 Q$ d- o& H# W
Good day.   q* [" b: p! V) P, Q7 V9 v, ^
  , P# w# g( O$ t8 A3 Y' x' L
Please inform when you receive the goods. I would appreciate if you can offer any
9 M8 ~& X7 Y/ U* r% P# vfurther comments. ( 打个简短的招呼。请告知你是否已经收到货,如能进一步反馈,不胜感激) / r! g( R7 Y, Z" o. T. b
: O$ Y- U, y5 N3 n. n  c5 R
段落2,3,4
' P% L+ I: M3 g2 V+ V* x9 c5 O
7 x$ r5 @( u: U; c1 iMaterial supplier update price for us at every 1st,11th and 2lth. Steel price has gone # ^5 I6 O3 q  }. W
down USD30 per ton at this 11th. 2 `  ~1 M2 F: i
  ; T& X* V1 r3 X' |2 R1 S
Prices of steel soared since the later half of 2016. Comparing to now, it has gone up # @  O! e/ p/ l# X  C* X
approx. USD190 per ton. The most crazy rising period at 2017. The highest
6 M. }! R5 B# M) O' S  vrising price by USD320 per ton. & [5 |' o! W( C( E8 C, Q2 r
  
6 L2 B: [  r6 j4 A& e7 b  l  dAccording to our record, steel price trend seems to be gentle since January 2018. In
# {0 Y5 L' [/ l  _0 Hrecent three month, steel price went up or went down at a small range, say
; f- X% z7 G. w. K! O& x/ V8 d" Q! JUSD15-30 per ton. 0 S  F+ V7 P7 ?3 P0 q
  + H: f+ {5 E4 U) ?
索菲点评: ' \" E$ G0 {6 I" I5 P3 [5 f8 G

" R3 F$ A  J) \1 L* G* K1 K这三段她想表达,材料供应商每月初,中旬,下旬都会更新材料价格变动。再者,这两年的材料价格飞涨的厉害,她想列出一些数据让客户心里有数。
: B0 u; m( P0 l; o9 C) ~! w  
1 y& L" O! ]6 }. y' C9 O" {然而表述很流水账,不专业的表达,加上数据的零乱,会让客户看花眼。 $ a* E, K8 P' n0 \- l3 _0 A( u
  
0 p8 [9 a, Z1 [. H索菲修改:
$ m. A3 ^- i  a8 V5 A1 i4 i# M. m# d! Y) }) y
这三段可以用以下两种方式来表述。
& Z7 @0 z) x  l5 |9 T
! v  D& E2 \! V. ^, r6 w  |3 H" D9 i1、文字分点概述:
7 Y9 g- ^9 [3 e4 `8 t3 D
2 Z6 {  u5 \- U3 B# mUsually in the early/ middle / late of every month, material cost will be updated by
  Y9 F" b9 A: h0 h* |) \' H. J9 dour sub-suppliers.
5 n9 n0 u2 d3 L每月月初/中旬/下旬,我们的子供应商会更新材料价格。(不需要具体说几号,因为如果迟一天早一天呢?)
* ]: B8 ]% ?, H- \  * q% x( v( ~0 J- R
Following details for steel material cost fluctuation are for your kind * v5 E. H2 d6 }, [( p0 S" e% [1 Z
information:
3 v6 Z3 t5 t. b! K+ ?  
' f* J$ q; m% I% g' f: N将数据/表述的观点用项目符号表述,会更清楚,这是商务英语表达里必备的一个要点。
+ v9 W4 o6 C. [8 _
  i$ }2 a/ I7 j0 W1.  Steel raw material cost has soared since the next half of 2016. 从2016年钢铁价格就急剧上涨0 V: ?+ Y, _3 }+ I8 r/ ?1 y- k1 g& E
2.   And it goes up more crazily in 2017. The peak increase is rised 8 O( Z/ d* ]* |: \
by USD 320/Ton. 2017年最高峰期涨价了320美金每吨。
4 _' w; v: u) \8 l; r3.   According to the material trend diagram, since 2018 it stays - v) O$ ?: s9 o+ L3 [7 s
stable so far.根据材料走势图看,2018年价格目前来说相对稳定。一定要强调是目前来说。之后的行情谁都很难说。- V' x0 L! R  s9 \
4.   In the recent 3 months, it fluctuated by USD15-30/Ton. 近三个月基本在15-30美金每吨波动。. U8 M3 I) e4 G$ B$ B% m2 p( R
5.   Like 11th April, steel price has decreased by USD 30/ Ton. 像本月11号价格下跌30美金每吨。
/ q% g8 n5 Y9 s, U1 P6.   However, current price is very far apart comparing the rates in 2016. The price difference is about USD190/Ton. 但是即便如此,价格和2016年的相比仍然相距甚远,差别了近190美金每吨。这点在老外的邮件里他略去了。# ]0 e0 A; A! c" g. G# q* z
如果仔细看完五点,能看出我的表达和秋子之前的表达顺序有所不同。 $ m/ q8 e% u% C0 J/ w+ `4 l4 k
  / I2 }# R2 G" H0 z5 O% l- O8 k
我以渐进的方式,来让客户明白,即便价格现在波动不大,但是要与2016年的价格相比,大相庭径。这里跟进的意图进一步凸显。 / R9 f: ~/ X' C# U, f
    Q; R- r9 W- P7 T
2、或者可以用Excel作图,结合图表类型来表述* C/ o2 S2 E' Q9 \

( H9 `" i! E8 T第一步:列出16/17/18年的钢铁价格,如图: : Z' t0 |, M1 F- z- ^  z
点击查看原图, |. z7 C1 B! D) c
; J( W  {- {) C1 H
第二步: 鼠标选择这两个区域: 1 G& U4 a) G* l- B  J
点击查看原图6 H% U1 P) P5 B0 D; o
9 v& n- N( M5 A' Y% m" z
第三步:再点击插入,选择图表数据,比如柱形图:
7 F1 q4 c: ^7 e5 h) @5 D9 `点击查看原图
2 z' [& ]2 K9 q4 R7 U 点击查看原图
# k+ J( Z6 ~4 |) z/ z  e) f  " A3 E  a3 s  c+ ^

2 r' h: R8 K  F; ]6 B7 V! P  G第四步:完成图表
$ r$ m. e4 _  [0 o点击查看原图  u. [/ |* J8 H3 T( `; ^4 u
  - x7 U  R  ?" P/ r; ~! ?$ F
  
! q0 T# K3 E1 [: f0 ?; N( H完善好图表信息后,可以和客户说: Attached chart shows fluctuation in the price of steel. 更加一目了然。 . F& V' P8 I. `9 S; \/ \! z# K
  
( K* K5 x. H- ~+ g+ j7 s6 m3 {7 T, E0 C" z. z" Y
段落5,6,7
9 x- O, B4 v& j- ~6 k; A: V2 ~8 r' C+ a7 ]9 q# v6 I, _3 ~
We expect that it's hard to restore price before first half of 2016. Because Chinese government increasingly emphasize in environment protection.   g1 n4 t5 S1 l% @
& g4 x: R0 h3 x% O5 R
The above are just our opinion for your information. Hope that would help you know more about steel price in our market.
$ C6 `1 j5 I6 V8 l3 A9 k' Z  h0 V) L$ J6 [3 y" K
We will update steel price on 21th for your information. ! r, O& A0 t; I1 ~
: A& o: W8 N: N+ q5 ^# r
索菲点评:
2 j( L4 j7 M, T" m  O! Y" L" W) |/ f5 R, @
接下来这三段秋子想表述,价格很难维持与2016年上半年一致。且受中国环保潮的影响,她会及时更新市场行情给客户。 " t1 E8 Y7 R$ s; s
  
' O, y' ^" f) U2 z/ Q; c8 d( S$ X" @但她的意图仍旧不是很明显,给客户这些数据,他需要做什么呢?只是接收她的信息动态而已吗,还是她有更深的意图-提醒客户价格下跌时可以早点囤货? 1 X+ M& t- `% Y" y. h; ?& J
  
" @, s! r, q2 O( S" b8 I; P除了考虑价格,客户下单当然还有很多因素需要考虑。但是且不管客户下不下单,商务邮件里最重要的一步就是call to action. -即让客户明确,你写给他邮件,他需要付诸的行动。 , m5 V1 \! \& }8 h% l
  # ^- y5 Z* ]" z$ }  E# q
索菲修改:
, z9 O: A2 A6 C" H0 R0 k  \, C
+ `3 ?7 B2 V: m9 I2 V5 g4 \So, we cannot honor the original price. But our quote is in line with the prevailing market. Competitive prices can be ensured. 9 F& ^9 p* t! F' y
因此我们无法维持原价。但是我们的价格都是符合市场行情的,相当有优势。
9 }4 ]3 R& |5 d  F) P- ?
* M4 }+ d% K4 }China has still implemented the environmental inspection. It will definitely affect
, q( a1 v. w9 ~; f( Nthe whole supply chain. 另外中国仍然在执行环保监察行动,这势必会影响到整个供应链。
- b% y4 u% b: {) ?
3 c! S0 H6 u; y9 q5 u4 r* A, NPlease let me know your approx. purchasing quantity this year. And I will update you
& J8 F2 h7 M9 Y8 v9 o5 \! dthe detailed offer for your review. 烦请告知今年大概的采购数量,我会更新更详细的报价供你参考。 " y* Y$ }3 F+ S' l& W

8 L8 i0 h5 ~  P( r索菲解析: 4 H9 d2 q  J0 Z; k! H7 m! H7 Y9 c& \' o
2 m0 u0 [/ r  l- h
①在商务英文邮件里,应用cannot, 而非can't. 虽然cannot是can't的原形,但cannot更适合用于正式场合,相比之下,can't比较口语化。
* P% A2 v4 ]$ j  @3 V, g
- M# M, z5 y& X2 M& t0 h②因为客户在观摩市场行情,所以与其被动说我等你进一步消息,或者希望这些信息,让你更了解钢材价格波动,不如提出你需要他付诸行动的请求:请告知采购数量,我好进一步做报价给你。
8 p% u7 E4 [" T: T# L, l5 Q
. _2 v- `# K7 x% x/ u2 n5 k1 ]2 x同时以中国环保潮仍在进展中为由,告诉客户,目前价格虽然下调,但是接下来的变数都不好说。
  V1 q2 L$ i& v3 }4 u4 t1 ]2 W8 N* N0 ~( `8 X2 C
常常,发完开发信后报完价/客户问完问题/展会后/客户来访后,等等情况都需要进一步跟进。可是,很多人的思维,都被网上各类一板一眼的跟进攻略框住了。 4 i- i/ g; R0 k! {- E

& y  u9 W8 S4 J我们不是在做数学题,遵循公式套路就能解题。我们是在和大活人打交道,要有思辨能力,并且要以客户立场出发,去思考他的用意和目的。 % h  g0 S# G$ V5 Y
" l2 K0 y4 A* L" M% J0 Y9 c
关于跟进的主题,我之前也分享过一些了:(要结合自身情况,照搬无误没有用)
, W7 I$ p; X% A5 U- y& ^0 H
8 d. `/ F2 J( A6 g索菲原创:从澳洲订单详解报价后跟进技巧 3 `0 Y2 b5 T; E" P8 w# v
索菲原创:Ella为什么会丢单?(附英文邮件分析)
% ^( `5 l' C& u* b  n; w【新人学堂128课】如何激活不回复的客户?(5个实例解析) 6 w6 d) z0 m: R5 o, a& U5 m: I3 h
【新人学堂99课】 客户为何不回我?为何迟迟不下单?
! U/ v( Z" d* Z; S/ D2 B
' j8 `2 g+ o7 w今天着重要分享的是call-to-action的跟进方式:
* V0 C* J0 c& {7 ]" S( |# D, n  x
什么是call to action. 简称CTA. 意为行动召唤。在网页设计和APP界面设计里,CTA按钮举足轻重,直接关系到转化率。举几个例子:
$ o" j1 s7 x3 O1 G9 n点击查看原图7 t3 g1 K! Q0 J" a1 r2 D2 G

  _/ Y& B7 r; L: q) v' D
  E! ]9 l5 r4 x像绿色框里的PLAY FREE. 免费可以玩一把哦,召唤你赶紧尝试。以绿色鲜艳的颜色,凸出来吸引你注意力。
0 [7 r6 T+ o4 C. t4 ^( V
9 Q) v! {4 S  X8 ]$ I4 C此外还有:加入购物车吧!开始你30天的试用期吧!现在就购买吧!等等的行动召唤。 * E9 V3 [0 |! e% V
点击查看原图; V  Q6 U% s3 c, I
  ) Q) ^& }* u! K% s8 s
  8 H: x+ p0 t  @+ p6 k* G5 T  [4 Q# j0 K! x
( y" ^9 J: N& \
那么,将CTA的营销理念运用到商务邮件里,要怎样做才能发挥出效果呢? & W$ K0 [, ]3 l) Y  ^

! }* q3 h# G6 `+ q& f" t来看看下面2个例子: * o4 T# x& z# I0 A* o% G; q
! L" ?+ p* t. y# o
1) If you need any further information, please do not hesitate to ask me. 6 _9 D$ K5 H/ O( S
2) Can we get on call this Tuesday 3PM to discuss further on your preferred proposal? 4 ]* K( j+ ^; s2 n# y- [

1 \6 Y4 g9 l# z' E, d, n# e第一句是不是特别熟悉,在大多数邮件里实属常见:如果你需要进一步问题,请尽管问我。 ( {! A% u  Y8 s$ d6 T2 g
* u) c" X- ?% m3 @- l4 i
那如果客户没进一步问你,你是不是需要继续等待或换种方式跟进了? 7 u9 t- N/ }; J- i( T6 j
, U8 L/ g0 v1 u
而第二句,直接和客户发出行动召唤:能否在这周二下午3点进一步电话讨论你更倾向哪个方案呢? ' ]2 a' D; @1 m8 V4 B
1 Q) V! W7 g# a+ d& D
方式明确,时间明确,讨论事宜明确,客户才知道如何回应你。 / `% c% S2 V" l8 d0 P. v

( L6 x. |7 u# ^  e如果是新建交的客户,则采用之前分享过的句型,先询问客户他/她合适的时间: & R, r+ R' i, D$ G

7 b( D2 Z% w7 M# GI'll call you early next week, unless another time frame is better for you.
* E6 Q4 C2 A" ]3 Z9 F) H# @' _Can I please phone you tomorrow afternoon, or if another day is better. I'll follow up as you suggest.% E2 }* @5 v9 g% |3 x8 h' F
Can I please phone you on Tuesday, unless you prefer another time.
; @+ u+ g5 J2 `8 I此外,行动召唤的表达还可以体现在以下一些情境: 2 }$ `; n% S* D5 h; d

5 n' P8 j2 l; Y% H; O1) 与其说:Should you have any questions, please feel free to contact me. 有什么问题,请联系我。 ( @' O& Q2 _/ g

8 s0 U% n. \- q. M+ s+ K不如说:I'll give you a call next Monday to make sure all is clear
% }+ o7 A0 a+ [' ^( m% b; gto you. 我会在下周一给你电话,确保你清楚一切细节。
. V" q; L2 Z8 V3 W, e) E7 ?7 ]( z, ?% |, M& w+ |* p2 v7 v3 d
2)与其说:Please let me know your thoughts. 请告知你的想法。 1 r* M6 r7 l- }+ Z, V. ]" G2 H
, u! V# S: E6 d# |, f
不如说:As soon as you advise your chosen model, I'll send you the updated offer. 你这边一选好款式,我会给你更新报价。 1 F; T- r5 f! o

0 F; p% m$ t4 }+ ?8 V* ]3) 与其说:Are you available for a chat? 你有空聊下吗?   m7 W! u- v' g& m/ r1 W6 v

. Y8 K& P" B7 r6 o; @: ^不如说:Please advise if you are available for a discussion this Friday at 3PM? 请告知这周五下午3点你是否有空讨论下。 - I$ u( u" v  D# V; ?1 L% ~

4 N/ K7 M) L) U, I4) 与其说:Which items you like? I look forward to your reply. 你喜欢哪个款式呢?期待你的答复。
& l6 K& w9 t# n5 n% g
% Q9 i( V7 Z5 j: O) G+ Y不如说:: [1 k! w# X5 u! b
本部分设定了隐藏,您已回复过了,以下是隐藏的内容
; ]! Y- u. L, o0 w) @% sSpecial discount is only by next Wednesday! Do not miss out this opportunity. 折扣截止到下周三,机不可失。
. y7 A' p* b$ {9 F$ K
4 ?5 i- X- k8 O: |( G- e1 H- S5)与其说:Wish you have a nice weekend. 祝你周末愉快。 & D1 F# I) y# ^) f! _; @
6 @( f/ g5 @* b! W+ z2 a
不如说:) l7 d/ n0 E( ]7 x1 O/ f
本部分设定了隐藏,您已回复过了,以下是隐藏的内容
+ }) R) L" W& QShare you with a presentation that shows how we help our Europe client install the lines successfully. 与您分享下我们是如何帮助欧洲客户成功安装起这条生产线的。6 j! p) X; n9 J8 l$ D" [- b5 \+ }

/ Y8 w' D# P2 f% s0 h在跟进邮件时,尤其是在最初的阶段,邮件内容一定要包含具体、易懂的行动步骤,引导客户及早做出回

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